Magdalena Forc-Cherek

tel. 58 588 22 01

1. Do zakresu działania i kompetencji Sekretarza Gminy należy w szczególności:
1) dbanie o sprawne funkcjonowanie Urzędu oraz organizację jego pracy;
2) sprawowanie nadzoru nad prowadzeniem spraw pracowniczych (płace, gospodarka etatami, szkolenia pracownicze);
3) w przypadku nieobecności lub też braku etatowego Zastępcy Burmistrza, sprawowanie jego obowiązków wynikających z § 17;
4) opracowanie projektu struktury organizacyjnej oraz projektów zakresu zadań i kompetencji poszczególnych wydziałów, komórek w wydziałach oraz dla samodzielnych pracowników i przedstawienie ich do akceptacji Burmistrzowi;
5) opracowanie regulaminu organizacyjnego Urzędu;
6) prowadzenie nadzoru nad dyscypliną oraz organizacją pracy w Urzędzie Miejskim;
7) zapewnienie sprawnej oraz zgodnej z normami Kodeksu Postępowania Administracyjnego i Ordynacji Podatkowej obsługi klientów;
8) inicjowanie usprawnienia pracy Urzędu;
9) upowszechnianie nowoczesnych metod organizacji pracy w Urzędzie;
10) rozpatrywanie sporów kompetencyjnych pomiędzy pracownikami oraz wydziałami;
11) koordynowanie spraw związanych z przyjmowaniem i rozpatrywaniem skarg i wniosków (odpowiada osobiście i bezpośrednio przed Burmistrzem za przyjmowanie oraz procedowanie skarg i wniosków oraz przygotowuje odpowiedź w imieniu Burmistrza którą przedkłada jemu do podpisu);
12) odpowiedzialność za funkcjonowanie i prowadzenie kontroli zarządczej w Urzędzie i podległych jednostkach (odpowiada osobiście i sprawuje w imieniu Burmistrza czynności wynikające z kontroli zarządczej);
13) koordynowanie działań poszczególnych stanowisk pracy w Urzędzie;
14) zatwierdzenie wyjazdów służbowych pracowników Urzędu;
15) nadzorowanie przestrzegania przez pracowników ustawy o ochronie danych osobowych oraz ustawy o dostępie do informacji publicznej;
16) koordynowanie prac związanych z przygotowaniem i przeprowadzaniem wyborów i referendów oraz konsultacji społecznych;
17) koordynowanie działań w zakresie przeprowadzania spisów powszechnych;
18) wykonywanie kompetencji określonych przepisami ustawy z dnia z dnia 24 lipca 2015 r. Prawo o zgromadzeniach (Dz.U. z 2022 r., poz. 1389);
19) prowadzenie czynności koordynacyjnych nad wykonywaniem przez Burmistrza Skarszew nadzoru właścicielskiego nad spółkami komunalnymi;
20) występowanie w charakterze pełnomocnika Zgromadzenia Wspólników (Burmistrza) wobec zarządów jednoosobowych spółek gminnych z ograniczoną odpowiedzialnością;
21) realizacja zadań związanych z promocją Gminy, ściąganiem inwestorów i rozwojem przedsiębiorczości
22) odpowiedzialność za przygotowanie projektów uchwał Rady Gminy i zarządzeń Burmistrza;
23) koordynowanie i nadzorowanie prac remontowych w Urzędzie i zakup środków trwałych;
24) prowadzenie współpracy z Powiatowym Urzędem Pracy w Starogardzie Gdańskim w zakresie zwalczania bezrobocia;
25) odpowiedzialność za merytoryczne oraz terminowe udzielenie odpowiedzi w zakresie dostępu do informacji publicznej oraz za ich procedowanie i prowadzenie rejestru Urzędu;
26) koordynowanie ewidencji zapytań oraz interpelacji radnych;
27) nadzoruje opracowanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz ich przedstawienie Burmistrzowi do akceptacji;
28) nadzorowanie prowadzenia rejestru skarg i wniosków do Burmistrza, przygotowania oraz przedłożenie Burmistrzowi odpowiedzi do podpisu w stosownym terminie;
29) koordynowanie prowadzenia rejestru petycji wobec osób podległych Burmistrzowi i nadzór nad przygotowaniem odpowiedzi do podpisu w stosownym terminie;
30) prowadzenie ewidencji kontroli Urzędu (przechowywanie protokołów z kontroli z wyłączeniem protokołów kontroli z RIO);
31) przygotowanie harmonogramu usunięcia uwag wynikających ze sprawozdań z kontroli oraz jego wykonanie i złożenie Burmistrzowi sprawozdania z podjętych czynności naprawczych;
32) wykonywanie zadań nakazanych do realizacji przez Burmistrza wynikających z bieżącego funkcjonowania Urzędu oraz Jednostek i Spółek Gminnych.

2. Sekretarz pełni funkcję kierownika administracyjnego Urzędu Miejskiego i w tym zakresie:
a) informuje Burmistrza o konieczności dokonania zmian personalnych z przedstawieniem uzasadnienia ekonomicznego, jakościowego lub też z innego powodu, który ma wpływ na polepszenie funkcjonalności Urzędu;
b) nadzoruje czas pracy pracowników samorządowych;
c) nadzoruje przestrzeganie instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt;
d) przedstawia Burmistrzowi propozycje odnośnie zakresów czynności oraz ich zmiany, w celu usprawnienia organizacji pracy.

3. Sekretarz Gminy wykonuje czynności Kierownika Urzędu pod nieobecność Burmistrza, Zastępcy Burmistrza lub w sytuacji, gdy nie mogą oni z innych przyczyn pełnić obowiązków Burmistrza i Zastępcy Burmistrza.